Une méthode de travail inspirée par l’expérience.

Prenons pour hypothèse un projet difficile et de taille importante qui doit être réalisé seul ou en équipe et avec une deadline non modifiable. La première étape va consister à découper l’ensemble du projet en tâches, puis de répartir ces tâches par difficulté, importance et enfin taille. Jusqu’ici,  il ne s’agit que d’une analyse classique qui démontre, comme d’habitude, que plus la tâche est grande et plus elle est difficile à réaliser.

La méthode classique

La méthode classique, et vous la connaissez tous, consiste à s’attaquer à la tâche la plus grande et la plus importante. C’est ce que la plupart des project managers propose et ils n’ont pas tort : le client est d’emblée rassuré, son projet a bien démarré car on s’attaque immédiatement au coeur du problème.

Mais, très vite, les choses dérapent. La difficulté de la plus grande tâche fait que des impondérables surviennent et la réalisation du projet prend du retard. Les équipes commencent alors à angoisser car elle n’ont pas le sentiment d’avancer. Cette perte de confiance est, bien sûr, proportionnelle au temps restant. Deux possibilités s’offrent alors au project manager : soit il engage de nouvelles recrues – les pompiers – à prix fort et sa marge disparaît ou devient même négative, soit il impose de finir au plus vite, quitte à bâcler ou de mettre de côté temporairement la tâche pour s’attaquer aux autres. Le problème n’est, bien sûr, pas résolu : s’attaquer aux autres tâches dites mineures nécessitera de les arrimer à la tâche principale non encore aboutie. On tourne en rond. Dans les deux cas, c’est un fiasco.

La méthode “Smallest first”

Smallest first

La solution consiste à s’attaquer d’abord à la tâche la plus petite et dont on maîtrise parfaitement la difficulté. Elle est terminée rapidement et généralement sans problème. On enchaîne ensuite avec la tâche suivante dans un ordre croissant, fort de l’expérience acquise précédemment. Pendant ce temps, les esprits gardent en tête cette tâche majeure par laquelle ils devront finir et réfléchissent déjà à des solutions possibles. Au fur et à mesure que les tâches se clôturent, l’équipe gagne en expérience et en confiance.

Arrive enfin le moment où il ne reste plus que cette tâche majeure à produire avec une équipe soudée, expérimentée et forte car récompensée par la somme de travail déjà accomplie. La tâche finale n’en est que plus facile car elle est devenue l’aboutissement du projet, la pierre angulaire de l’édifice et tout s’arrime correctement sans heurt.

Le client est content, il a son projet terminé dans les temps et sans mauvaise surprise.

Pour qui, pour quoi.

L’avantage de cette méthode est qu’elle est applicable par tous et pour tout projet. Même pour de simples discussions ou brainstorms, finir par le plus corsé sera toujours profitable. Et quel bonheur de se “débarrasser” rapidement du plus facile pour ne se concentrer que sur la vraie difficulté !

Faites l’essai et jugez par vous-même.